Organizar una asamblea puede ser estresante: convocatorias, listas de asistentes, coeficientes, poderes, votaciones, actas... Esta guía te da un checklist completo para que nada se te escape y tu asamblea salga bien.
Antes de la asamblea (2-4 semanas antes)
1. Define el tipo de asamblea
- Ordinaria: Se realiza al menos una vez al año, generalmente en los primeros 3 meses.
- Extraordinaria: Se convoca cuando hay temas urgentes que no pueden esperar a la ordinaria.
- Formato: Decide si será presencial, virtual o mixta. Las asambleas mixtas permiten mayor participación.
2. Prepara el orden del día
El orden del día es la agenda de la asamblea. Debe incluir todos los temas que se discutirán y votarán. Consejos:
- Sea específico: "Aprobación de presupuesto 2026 por $120.000.000" es mejor que "Temas financieros"
- Incluya los temas obligatorios (informes de gestión, estados financieros, elección de órganos si corresponde)
- Ordene los temas de mayor a menor importancia
- Reserve un espacio para "Proposiciones y varios"
3. Actualiza el listado de participantes
Verifica que el listado de copropietarios o participantes esté actualizado con:
- Nombres completos y documentos de identidad
- Coeficientes de copropiedad actualizados (si aplica)
- Datos de contacto (email y teléfono)
- Información de inmuebles o unidades
4. Envía la convocatoria
La convocatoria debe enviarse con la antelación que establezca el reglamento. Debe incluir:
- Fecha, hora y lugar (o enlace si es virtual)
- Orden del día completo
- Instrucciones de acceso a la plataforma digital
- Información sobre la asamblea de segunda convocatoria
- Formato de poder (si la organización los permite)
5. Configura la plataforma
Si usas VotaFácil:
- Crea la asamblea con la fecha y nombre
- Importa el listado de participantes desde Excel
- Configura el tipo de organización (copropiedad, empresa, unitario)
- Registra los poderes de representación que se hayan recibido
- Personaliza la plantilla de invitación por email
- Envía las invitaciones con las credenciales de acceso
El día de la asamblea
6. Prepara el espacio (presencial o virtual)
- Presencial: Verifica sonido, proyector, conectividad WiFi, registro de asistencia
- Virtual: Configura la sala de Zoom/Teams/Meet, comparte el enlace, ten un plan B por si falla la conexión
- Mixta: Ambas cosas. Asegúrate de que los participantes remotos puedan escuchar y ser escuchados
7. Registro de asistencia y verificación de quórum
- Recibe a los participantes y verifica su identidad
- Registra los poderes de representación
- Monitorea el quórum en tiempo real
- Una vez alcanzado el quórum, declara instalada la asamblea
- Captura un snapshot del quórum para el acta
8. Desarrollo de la asamblea
- Sigue el orden del día punto por punto
- Permite el debate antes de cada votación
- Abre las votaciones cuando el tema haya sido suficientemente discutido
- Muestra los resultados en pantalla para todos los asistentes
- Captura snapshots del quórum antes de votaciones importantes
- Controla el tiempo: una asamblea bien organizada no debería durar más de 3-4 horas
9. Cierre de la asamblea
- Resuma las decisiones tomadas
- Agradezca la asistencia
- Informe cuándo estará disponible el acta
Después de la asamblea
10. Elaboración del acta
Con los reportes de VotaFácil, elaborar el acta es mucho más sencillo. Descarga:
- Listado de asistentes con coeficientes
- Registros de quórum capturados durante la asamblea
- Resultados de cada votación con detalle de votos
El acta debe incluir: fecha, hora, lugar, quórum, temas tratados, decisiones tomadas con sus resultados, y firmas del presidente y secretario de la asamblea.
Checklist resumido
| Tarea | Estado |
|---|---|
| Definir tipo y formato de asamblea | ☐ |
| Preparar orden del día | ☐ |
| Actualizar listado de participantes | ☐ |
| Enviar convocatoria con antelación | ☐ |
| Importar participantes en la plataforma | ☐ |
| Registrar poderes de representación | ☐ |
| Enviar invitaciones con credenciales | ☐ |
| Preparar espacio físico o virtual | ☐ |
| Verificar quórum y declarar instalada | ☐ |
| Realizar votaciones y mostrar resultados | ☐ |
| Descargar reportes | ☐ |
| Elaborar y firmar el acta | ☐ |
Importa participantes, envía invitaciones, gestiona quórum y votaciones desde una sola plataforma. Gratis hasta 20 participantes.
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