Política de Privacidad

Última actualización: 11 de March de 2026

1. Introducción

En VotaFácil nos comprometemos con la protección de los datos personales de nuestros usuarios. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos la información personal que nos proporcionan los usuarios de la Plataforma.

Esta política cumple con la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales de Colombia), el Decreto 1377 de 2013, y las normativas equivalentes aplicables en los países de Latinoamérica donde operamos.

2. Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la Plataforma es:

En el caso de los datos personales de los participantes de asambleas, el responsable del tratamiento es la organización administradora que registra dichos participantes. VotaFácil actúa como encargado del tratamiento conforme a las instrucciones del administrador.

3. Datos Personales que Recopilamos

3.1. Administradores (usuarios registrados)

  • Nombre completo
  • Correo electrónico
  • Contraseña (almacenada de forma cifrada)
  • Nombre de la organización
  • Información de facturación (cuando aplique)

3.2. Participantes de asambleas

  • Número de documento de identidad
  • Nombre completo
  • Correo electrónico (opcional)
  • Número de teléfono (opcional)
  • Coeficiente de participación
  • Identificación de vivienda o unidad (cuando aplique)

3.3. Datos recopilados automáticamente

  • Dirección IP
  • Tipo de navegador y sistema operativo
  • Fecha y hora de acceso
  • Registros de presencia y actividad durante las asambleas
  • Registros de votación (asociados al participante para fines de auditoría)

4. Finalidad del Tratamiento

Los datos personales recopilados se utilizan para las siguientes finalidades:

  • Prestación del servicio: Gestionar cuentas de usuario, administrar asambleas, facilitar votaciones y verificar la identidad de los participantes.
  • Seguridad y auditoría: Mantener registros de acceso, presencia y votación para garantizar la integridad y transparencia de los procesos.
  • Comunicaciones: Enviar notificaciones relacionadas con las asambleas, invitaciones, recordatorios y credenciales de acceso.
  • Soporte técnico: Atender consultas, solicitudes y resolver incidencias.
  • Mejora del servicio: Analizar el uso de la Plataforma de forma agregada y anónima para mejorar la experiencia del usuario.
  • Cumplimiento legal: Cumplir con obligaciones legales y regulatorias aplicables.

5. Base Legal del Tratamiento

El tratamiento de datos personales se fundamenta en:

  • Consentimiento: Otorgado al registrarse en la Plataforma o al participar en una asamblea.
  • Ejecución contractual: Necesario para la prestación del servicio contratado.
  • Interés legítimo: Para garantizar la seguridad de la Plataforma y prevenir fraudes.
  • Obligación legal: Cuando la ley exija la conservación de determinada información.

6. Compartición de Datos

VotaFácil no vende, alquila ni comercializa datos personales de sus usuarios. Los datos pueden ser compartidos únicamente en los siguientes casos:

  • Con la organización administradora: Los datos de los participantes son accesibles para el administrador de la asamblea que los registró.
  • Proveedores de servicios: Terceros que nos ayudan a operar la Plataforma (hosting, correo electrónico, procesamiento de pagos), quienes están obligados contractualmente a proteger los datos.
  • Autoridades competentes: Cuando sea requerido por ley, orden judicial o procedimiento legal.
  • Entre participantes: Información limitada puede ser visible para otros participantes de la misma asamblea (nombre, coeficiente, estado de presencia), según la configuración de la asamblea.

7. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales, incluyendo:

  • Comunicaciones cifradas mediante HTTPS/TLS.
  • Almacenamiento seguro de contraseñas mediante algoritmos de cifrado.
  • Control de acceso basado en roles y permisos.
  • Registros de auditoría de todas las acciones relevantes.
  • Copias de seguridad periódicas.
  • Protección contra ataques CSRF, XSS e inyección SQL.

A pesar de estas medidas, ningún sistema es completamente seguro. VotaFácil no puede garantizar la seguridad absoluta de los datos, pero se compromete a tomar todas las medidas razonables para protegerlos.

8. Conservación de los Datos

Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política:

  • Datos de cuenta de administrador: Mientras la cuenta esté activa y hasta 12 meses después de su cancelación.
  • Datos de participantes de asambleas: Mientras la asamblea exista en el sistema. El administrador puede eliminar los datos en cualquier momento.
  • Registros de auditoría y votación: Mínimo 5 años, o el tiempo que establezca la normativa aplicable, para garantizar la trazabilidad de las decisiones.
  • Datos de facturación: Según los plazos establecidos por la legislación tributaria aplicable.

9. Derechos de los Titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y normativas equivalentes en Latinoamérica, los titulares de datos personales tienen derecho a:

  • Conocer: Solicitar información sobre los datos personales que tenemos almacenados.
  • Actualizar: Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
  • Rectificar: Corregir información errónea.
  • Suprimir: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no exista obligación legal de conservarlos.
  • Revocar: Revocar la autorización para el tratamiento de sus datos.
  • Acceder: Obtener una copia de sus datos personales en formato legible.

Para ejercer estos derechos, los titulares pueden enviar su solicitud a soporte@votafacil.com, indicando su nombre, documento de identidad y la descripción de su solicitud. VotaFácil atenderá las solicitudes en un plazo máximo de 15 días hábiles.

En el caso de los participantes de asambleas, las solicitudes deben dirigirse en primera instancia a la organización administradora, quien es el responsable del tratamiento de sus datos.

10. Cookies y Tecnologías Similares

La Plataforma utiliza cookies esenciales para:

  • Mantener la sesión del usuario activa.
  • Recordar las preferencias de acceso.
  • Garantizar la seguridad mediante tokens CSRF.

No utilizamos cookies de seguimiento publicitario ni compartimos información de cookies con terceros para fines de marketing.

11. Transferencia Internacional de Datos

Los datos personales pueden ser almacenados en servidores ubicados fuera del país de residencia del titular. En tales casos, VotaFácil garantiza que se apliquen medidas de protección adecuadas conforme a la normativa aplicable.

12. Datos de Menores de Edad

La Plataforma no está dirigida a menores de edad. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores de 18 años. Si detectamos que hemos recopilado datos de un menor, procederemos a eliminarlos de inmediato.

13. Modificaciones a esta Política

VotaFácil se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en esta página con la fecha de actualización correspondiente. Recomendamos revisar esta política periódicamente.

14. Contacto

Para consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, puede contactarnos en:

Si considera que su solicitud no ha sido atendida adecuadamente, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia o la autoridad de protección de datos competente en su país.