Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: PLATCOM S.A.S., propietaria y operadora de la plataforma VotaFácil
• NIT: 900.405.003-6
• Domicilio y dirección: Calle 118 No. 19-52, Oficina 204, Bogotá D.C., Colombia
• Correo electrónico: soporte@votafacil.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 320 491 9308
• Sitio web: https://votafacil.com
• Área encargada de atender consultas y reclamos: Área de Soporte y Protección de Datos Personales, a través de soporte@votafacil.com

2. Marco legal y alcance

Esta política se expide en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26, que compila el Decreto 1377 de 2013) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Aplica a todos los datos personales registrados en bases de datos de PLATCOM S.A.S. o tratados a través de VotaFácil, sea que PLATCOM S.A.S. actúe como responsable o como encargado del tratamiento.

3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos biométricos o la pertenencia a sindicatos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

4. Cuándo somos responsables y cuándo encargados

• PLATCOM S.A.S. es responsable de los datos de sus clientes (las organizaciones y sus administradores en la plataforma), de las personas de contacto y de quienes visitan o escriben a VotaFácil.
• PLATCOM S.A.S. es encargado de los datos de los participantes, apoderados, invitados y firmantes de cada evento. El responsable de esos datos es la organización que convoca el evento (copropiedad, cooperativa, empresa, sindicato, asociación u otra), que los carga en la plataforma y define para qué se usan. VotaFácil los trata solo por instrucción de esa organización y conforme a esta política.

5. Datos que tratamos y para qué

5.1. Clientes y administradores (PLATCOM S.A.S. es responsable)

Datos: nombre, correo, teléfono, organización, cargo, clave de acceso (almacenada cifrada), datos de facturación y pagos, e historial de uso de la cuenta.

Finalidades: crear y administrar la cuenta; prestar, facturar y cobrar el servicio; dar soporte; enviar avisos sobre el servicio, la cuenta y sus eventos; cumplir obligaciones legales, contables y tributarias; y, solo si el titular lo autoriza, enviar información comercial sobre VotaFácil, de la que puede retirarse en cualquier momento.

5.2. Personas de contacto (PLATCOM S.A.S. es responsable)

Comprende a quienes nos escriben por el sitio web, correo o WhatsApp y a las personas que los clientes designan para coordinar con nosotros la configuración de sus eventos.

Datos: nombre, celular, correo, empresa u organización, el contenido de su mensaje o solicitud y los datos del evento que nos informe.

Finalidades: atender la solicitud; coordinar la configuración del evento; contactar al titular por correo, llamada o WhatsApp sobre ese servicio; y, solo con autorización separada, enviarle información comercial.

5.3. Participantes de eventos (PLATCOM S.A.S. es encargado)

Datos: documento de identidad, nombre, correo, celular, clave de acceso, coeficiente o peso del voto, unidad o inmueble, categoría, poderes otorgados o recibidos, asistencia y presencia, votos emitidos, respuestas a formularios del evento y, en cada inicio de sesión, la fecha, la hora, la dirección IP, el navegador y el dispositivo, junto con la constancia de la autorización aceptada.

Finalidades:

• Enviar al participante, por correo y/o WhatsApp (y SMS si el organizador lo activa), el enlace y la clave de acceso, recordatorios y avisos del evento.
• Identificar al participante, permitirle ingresar y votar, y calcular el quórum y los resultados.
• Gestionar poderes, registros previos y mesas de registro presencial.
• Conservar la evidencia del evento (inicios de sesión, presencia, votos y autorizaciones) para auditoría, actas y eventuales reclamaciones o impugnaciones.
• Garantizar la seguridad del evento y prevenir suplantaciones y accesos indebidos.

Según la configuración del evento, otros participantes pueden ver datos limitados (por ejemplo, nombre, coeficiente o estado de presencia), y la organización convocante accede a todos los datos de su evento.

Autorización: la organización convocante, como responsable, debe contar con la autorización de sus participantes. Adicionalmente, salvo que la organización convocante la desactive para su evento, en cada inicio de sesión el participante autoriza de manera expresa el tratamiento para las finalidades anteriores, y esa aceptación queda registrada con fecha, hora, IP, navegador y versión de esta política. Si la organización la desactiva, queda a su cargo obtener y conservar esa autorización.

5.4. Firmantes de documentos (PLATCOM S.A.S. es encargado)

Datos: nombre, documento, correo, celular, firma manuscrita digitalizada o escrita, y evidencias de la firma (fecha, hora, IP, navegador y, cuando se usen, códigos de verificación).

Finalidades: gestionar la firma electrónica del documento y conservar la evidencia de su validez.

5.5. Datos de navegación

Dirección IP, navegador, sistema operativo, fecha y hora de acceso y páginas visitadas, para operar el sitio, mantener la seguridad y obtener estadísticas agregadas.

6. Datos sensibles

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y ninguna actividad puede condicionarse a que los entregue. Cuando VotaFácil los trata, se informa cuáles son, se pide autorización explícita y se restringe su acceso:

• Verificación de identidad (biometría): si el organizador activa esta función, el participante toma una foto de su documento y una selfie con prueba de vida, procesadas por el proveedor Didit para confirmar que es el titular del documento. VotaFácil conserva el resultado, los puntajes de la verificación y las imágenes (documento y selfie) en almacenamiento privado, accesible solo para el organizador del evento. Si el participante no desea entregar estos datos, debe solicitar al organizador un mecanismo alternativo de identificación.
• Ubicación (geocerca): si el organizador la activa, se verifica que el dispositivo esté en el lugar del evento. VotaFácil no guarda las coordenadas: solo registra la distancia al lugar del evento y la hora de la lectura.
• Imagen y voz: en las reuniones virtuales, la imagen y la voz del participante se transmiten por la plataforma de videoconferencia (Zoom u otra que defina el organizador). Las grabaciones, si el organizador las activa, quedan en la cuenta de videoconferencia usada para el evento (la del organizador o la que VotaFácil le asigne) y se conservan para el organizador.
• Afiliación sindical: cuando el organizador es una organización sindical, la sola inclusión en su padrón revela la afiliación. Esos datos se tratan con acceso restringido al organizador y no se usan para ninguna otra finalidad.

Menores de edad: VotaFácil no está dirigido a menores. Si un organizador registra a un menor, debe contar con la autorización de su representante legal y respetar su interés superior.

7. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

8. Cómo ejercer sus derechos

Envíe su solicitud a soporte@votafacil.com indicando su nombre, número de documento, la descripción de lo que solicita, la dirección o correo para responderle y los documentos que quiera hacer valer. Pueden actuar el titular, sus causahabientes o su representante debidamente acreditado.

• Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles informando los motivos. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin hacerlo, se entenderá desistido. Mientras se resuelve, el dato se marcará como «reclamo en trámite».

Si su solicitud se refiere a datos de un evento, la trasladaremos a la organización convocante, que es la responsable de esos datos, y le informaremos de ello. También puede dirigirse directamente a esa organización.

9. Proveedores que reciben datos

Para prestar el servicio, VotaFácil transmite datos a los siguientes proveedores. Actúan como encargados, están sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad, y solo los usan para la finalidad indicada. Algunos están fuera de Colombia, por lo que hay transmisión internacional de datos:

Si un cliente configura su propio proveedor de correo, los correos de sus eventos salen por ese proveedor, bajo su responsabilidad. VotaFácil no vende, alquila ni cede datos personales, y solo los entrega a autoridades cuando una ley o una orden judicial lo exige.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos: comunicaciones cifradas (HTTPS/TLS), archivos sensibles guardados fuera del acceso público, copias en la nube cifradas en reposo, control de acceso por roles, registros de auditoría, copias de seguridad y protección contra ataques comunes (CSRF, XSS, inyección SQL). Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, se informará a la SIC y, cuando corresponda, a la organización responsable y a los titulares afectados.

11. Conservación

• Cuentas de clientes: mientras la cuenta esté activa y hasta doce (12) meses después de cancelada; los datos contables y tributarios, por el plazo que exige la ley (mínimo diez (10) años).
• Personas de contacto: hasta doce (12) meses después del último contacto, salvo que se conviertan en clientes.
• Datos de eventos: mientras el evento exista en la plataforma; la organización convocante puede eliminarlos en cualquier momento.
• Evidencias del evento (inicios de sesión, presencia, votos, poderes, firmas y autorizaciones): mínimo cinco (5) años, o el plazo mayor que exija la ley, por su valor probatorio frente a actas e impugnaciones.
• Imágenes de verificación de identidad: mientras el evento exista en la plataforma, salvo que el organizador las elimine antes.

Cumplido el plazo, los datos se suprimen o se anonimizan.

12. Cookies

Usamos solo cookies esenciales para mantener la sesión, recordar preferencias (como el idioma) y proteger los formularios. No usamos cookies de publicidad ni compartimos datos de cookies con terceros para marketing.

13. Vigencia y cambios

Esta versión rige desde el 22 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas y por los plazos de conservación indicados. Los cambios sustanciales de esta política se informarán por este sitio y, cuando afecten la autorización otorgada, se pedirá una nueva antes de aplicarlos.

Historial de versiones:

• Versión 2.1 (22 de octubre de 2026): la organización convocante puede desactivar la autorización en el inicio de sesión de su evento; en ese caso le corresponde obtenerla (sección 5.3).
• Versión 2.0 (22 de octubre de 2026): reestructuración completa: responsable y encargado, datos sensibles, procedimiento de consultas y reclamos, proveedores y autorización en cada inicio de sesión.
• Versión 1.0: versión inicial, reemplazada por la anterior.