Cómo hacer una asamblea de copropietarios virtual o mixta

Las asambleas de copropietarios son obligatorias para la toma de decisiones en conjuntos residenciales, edificios y unidades de propiedad horizontal. Con la evolución tecnológica y las necesidades actuales, cada vez más copropiedades optan por realizar sus asambleas de forma virtual o mixta.

¿Qué dice la Ley 675 de 2001?

La Ley 675 de 2001, que regula la propiedad horizontal en Colombia, establece los lineamientos para la realización de asambleas de copropietarios. Aunque la ley fue redactada antes de la era digital, las modificaciones posteriores y la normativa complementaria han abierto la puerta a la participación virtual, siempre y cuando se garanticen:

• Identificación de los participantes: Cada copropietario debe ser verificado al momento de ingresar.
• Verificación del quórum: Se debe contar con un sistema que permita verificar el quórum en tiempo real, tanto por personas como por coeficientes.
• Transparencia en las votaciones: Los votos deben quedar registrados de forma que se pueda auditar el resultado.
• Acta de la asamblea: Todo el proceso debe quedar documentado para el acta oficial.

Pasos para organizar una asamblea virtual o mixta

1. Convocatoria

La convocatoria debe realizarse con la antelación que establezca el reglamento de propiedad horizontal (generalmente 15 días calendario para ordinarias). En la convocatoria debe indicarse claramente:

• Fecha, hora y orden del día
• Que la asamblea será virtual o mixta
• Los medios tecnológicos que se utilizarán
• Las instrucciones para acceder a la plataforma

2. Preparación de la plataforma

Con una herramienta como VotaFácil, el administrador puede:

• Crear la asamblea y configurar los parámetros (coeficientes, tipo de quórum)
• Importar el listado de copropietarios desde Excel con sus coeficientes de copropiedad
• Configurar los poderes de representación
• Enviar las invitaciones por email con las credenciales de acceso

3. Día de la asamblea

Los copropietarios ingresan desde su celular, tableta o computador usando el enlace y credenciales recibidas. Para asambleas mixtas, se puede usar simultáneamente:

• VotaFácil para gestionar quórum, votaciones, poderes e invitaciones
• Zoom, Teams, Meet o Webex para la videoconferencia y deliberación

4. Gestión del quórum

El administrador monitorea en tiempo real quién ha ingresado, el porcentaje de quórum alcanzado (por personas y por coeficientes) y puede proyectar esta información en pantalla para los asistentes presenciales.

5. Votaciones

Cuando llega el momento de votar, el administrador abre la votación desde el panel. Cada copropietario vota desde su dispositivo. Los resultados se calculan automáticamente según los coeficientes de propiedad y se muestran en tiempo real.

6. Documentación para el acta

Al finalizar, se descargan los reportes en Excel con toda la información necesaria para elaborar el acta: asistentes, coeficientes, resultados de votaciones con detalle de cada voto, y registros de quórum.

Ventajas de la asamblea virtual o mixta

• Mayor participación: Los copropietarios que no pueden asistir presencialmente participan desde cualquier lugar.
• Quórum más fácil de alcanzar: Al eliminar las barreras geográficas, más personas pueden asistir.
• Transparencia total: Cada voto queda registrado digitalmente con trazabilidad completa.
• Menos disputas: Los resultados son verificables y no dependen del conteo manual.
• Ahorro de tiempo: Las votaciones son instantáneas y los reportes se generan automáticamente.