Zoom es sin lugar a dudas una herramienta maravillosa para hacer reuniones virtuales, además de tener precios muy amigables. Lastimosamente se queda corta cuando hablamos de usarlo como medio para hacer una asamblea virtual, en la que aparte de tener una reunión en la que se puedan hacer presentaciones, chat, controlar los micrófonos de los asistentes y grabar la reunión, se requieren cosas adicionales como: tener votaciones con coeficientes o acciones, tener usuarios que pueden votar y otros que no y contar solo los que votan para el quórum, y permitir que usuarios den poder a otros.
 
Por estas razones debemos apoyarnos en herramientas externas que completen lo que Zoom no ofrece. Así que este artículo lo dividiremos en 3 partes: 1) Cómo adquirir zoom para una asamblea virtual, 2) cómo configurar Zoom para una asamblea virtual y 3) Plataforma externa a Zoom para votaciones con coeficientes, gestión de poderes y control de quórum.
 
1. Cómo adquirir Zoom para una asamblea virtual
 
Primero sugerimos NO usar Zoom en su versión gratuita nunca para asambleas virtuales, principalmente porque las reuniones solo duran 40 minutos, al final de los cuales estás se cortan, además el precio es muy económico.
 
Los planes pagos de Zoom permiten reuniones ilimitadas, una tras otra, de hasta 24h cada una. OJO: Una cuenta de Zoom no permite realizar varias reuniones al mismo tiempo. Permite reuniones ilimitadas, pero una tras otra. 
 
Debemos entonces adquirir inicialmente el Plan Pro de Zoom que permite hasta 100 invitados y cuesta USD  15 al mes. En este link se puede hacer la compra. Si Ud. solo desea Zoom para una asamblea o para asambleas y reuniones que se realicen dentro de los 30 dïas siguientes a la compra, puede comprar solo 1 mes, que es el tiempo mínimo de compra.
 
Si requiere más de 100 invitados, después de hacer la compra del Plan Pro, debe ir a ADMINISTRACION DE CUENTA / FACTURACIÓN y agregar al carrito una LARGE MEETING (Reunión grande), cuyos precios son:
Reunión grande – hasta 500 invitados: USD 50 por 1 mes.
Reunión grande – hasta 1000 invitados: USD 90 por  1 mes.
 
Si desea más de 1000 invitados, en vez de las opciones grandes, debe seleccionar el add-on de SEMINARIOS WEB CON VIDEO, cuyos precios son:
 
Webinar de hasta 500 asistentes: USD 79 por 1 mes.
Webinar de hasta 1.000 asistentes: USD 340 por 1 mes.
Webinar de hasta 3.000 asistentes: USD 990 por 1 mes.
Webinar de hasta 5.000 asistentes: USD 2.490 por 1 mes.
Webinar de hasta 10.000 asistentes: USD 6.490 por 1 mes.
 
Sugerimos el proceso de compra lo realice por lo menos 5 días antes de su evento, para realizar la configuración y pruebas necesarias.
 
2. Configuración de Zoom para una asamblea virtual
 
En el web de Zoom sugerimos active por lo menos estas opciones en la configuración de su cuenta:
  • Habilitar la Sala de Espera, lo cual le permitirá hacer pruebas, sin que los invitados reales de la asamblea ingresen a ellas. Una vez su asamblea comience, podrá deshabilitar esta opción directamente desde el Zoom instalado en su computador.
  • Silenciar a todos los participantes cuando se unan a una reunión
  • Anfitrión conjunto: Esto le permitirá asignar a otras personas como coanfitriones, en sus reuniones, lo cual  habilita que ellos puedan abrir su micrófono en cualquier momento, compartir su pantalla, abrir y cerrar micrófonos de invitados, iniciar grabación de la reunión en la nube de Zoom y más.  También le permitirá a Ud. ingresar desde otro dispositivo a su reunión virtual, y al asignarse como coanfitrión Ud. tendrá más herramientas para gestionar us asamblea. 
  • Habilite “Permitir transmisión en directo de reuniones”  y active YouTube,  Esto le permitirá transmitir su asamblea en un evento de Youtube Live, el cual puede emitir de forma privada para que solo los que reciban el link del video puedan verlo. Tenga en cuenta que para esto requiere una cuenta en gmail.com y debe solicitar la autorización de transmisiones en vivo con por lo menos 5 días de anticipación a su asamblea. Al hacer su primera emisión desde una reunión en Zoom, se le abrirá la página de YouTube y si no tiene aun la autorización le pedirán que la realice. 
  • Deshabilite todo esto para que ningún invitado pueda interrumpir la reunión ni siquiera por accidente: Deshabilitar el uso compartido de pantalla cuando los invitados están en la reunión, Anotación, Pizarra, Control remoto, Comentario no verbal, Reacciones de la reunión.
  • En la configuración de la grabación, active todas las opciones de grabación de videos, Grabación automática / Grabar en la computadora local.   Grabación en la nube / Permitir a los anfitriones grabar y guardar la reunión/seminario web en la nube.  
 
Cree la reunión virtual de su asamblea, sugerimos la cree como una reunión RECURRENTE, para poderla abrir fácilmente en cualquier momento.
 
Ahora, durante la asamblea le sugerimos hacer lo siguiente:
 
Abrir la reunión desde un computador por lo menos 30 minutos antes del inicio oficial de la asamblea, usando audífonos o manos libres.
Conectarse desde un segundo dispositivo, ojalá un celular o tableta, que no sea su celular principal, para que pueda tener un celular dedicado solo a que Ud. pueda VER la reunión tal como la ven sus invitados, y su celular principal pueda usarlo para eventuales llamadas que requiera hacer durante la asamblea.  
 
De esta forma, se tendrían entonces 3 dispositivos para la asamblea, así:
  • Computador:  aquí abre la reunión como anfitrión , y lo usa para grabar la reunión en el equipo, compartir pantalla, gestionar micrófonos, gestionar coanfitriones.
  • Celular secundario: conectado a la reunión en Zoom, asignado como coanfitrión. Una vez inicie la reunión , pulse el botón GRABAR REUNION, para que le quede una grabación también en los servidores de Zoom. Esto es una maravilla, porque en caso de alguna falla en el internet de su computador principal, la grabación continúa así Ud. se haya desconectado, y tendrá está copia en Zoom que podrá descargar al final de la asamblea. Además de esta forma tendrá grabaciones en varias vistas que pueden ser muy útiles.
  • Celular principal: Usado para llamadas y WhatsApp. Tenga plan de datos aquí que pueda usar para compartir internet en caso de que el internet de su computador principal falle.
Asegurarse de que en el botón SEGURIDAD tenga las opciones deseadas activas o inactivas: compartir pantalla, abrir su micrófono, chat
 
Conéctese a WhatsApp por computador para mayor facilidad y poder copiar votaciones que se creen en vivo durante la.asamblea,  pero silencie las notificaciones para evitar ruidos y si usa WhatsApp web, use un navegador que no sea el navegador desde el cuál comparta quórum y resultados de votaciones, sugerimos también cree un grupo con los encargados de la asamblea
 
3. Herramienta para votaciones, quórum y poderes.
 
Actualmente la mejor herramienta existente en el mercado, para tener votaciones con usuarios con coeficientes o acciones, control de quórum, y gestión de poderes es VotaFacil.
 
¿Porqué es la mejor? Una vez Ud. la adquiere Ud. la administra con total autonomía, solo requiere un navegador de internet. Una vez adquiera su plan , y envíe la información que se le pedirá para la activación de su asamblea, recibirá en máximo 48 horas, los datos de acceso a su página de votaciones, totalmente configurada y lista para usarla.
 
Al usar VotaFacil usted puede enviar en la invitación a su asamblea, el link de su página de votaciones, e informa  a cada usuario su USUARIO y CLAVE. Una vez ellos ingresen a su página de votaciones y se autentiquen encontrarán ahi el link de su reunión en Zoom, para de esta forma asegurarse de que ya están autenticados en la página, contando en quórum y listos para votar cuando abra las votaciones. Sugerimos explique en su invitación que para votar, deberán dirigirse a la página de votaciones y registrar sus votos ahi. El link de su página de votaciones puede también ingresarlo en el chat de Zoom en cada votación.